Import till BL Byråstöd

Det finns ett flertal importer som du kan göra till BL Byråstöd. I den här artikeln beskriver vi hur det går till.

Import görs i dialogen Byråinställningar som du hittar under kugghjulet längst upp till höger. De tre viktigaste fälten att få med vid import är:

  • Företagsnamn
  • Organisationsnummer/personnummer
  • Räkenskapsår

BL Byråstöd sätter automatiskt företagsyp efter organisationsnr/personnr. Räkenskapsår behövs för att inlämnings-datum ska bli korrekt beräknade. Du kan  lägga till uppgifterna i efterhand manuellt på klientkortet men då är det viktigt att du  ändrar företagstyp och kontrollerar inställningarna för räkenskapsår.

Välj vilken typ av import du vill läsa om i listan här nedan

  • Från BL Administration
  • Från BL Klient
  • Från Excel
  • Från övriga program
  • Import av uppdragsmallar
  • Övrig information av importfunktionen

Tips! Om du vill sätta klientansvarig på dina klienter kan du dela upp importer i flera filer; en för varje medarbetare som ska vara klientansvarig.

Import från BL Administration

I BL Administration finns det från och med version 2016.2.103 en funktion för att exportera din företagslista, alternativt dina kunder i ditt företag, till BL Byråstöd.

Här kommer en guide för hur du utför exporten och sedan importerar till BL Byråstöd:

  1. Starta BL Administration
  2. Gå till Arkiv – Export – BL Byråstöd
  3. Markera sedan ett av alternativen
    Exportera kunder i aktuellt företag till BL Byråstöd använder du när du är inne i ett av företagen i BLA och vill ta ut en export från kundregistret i faktureringsmodulen.
    Exportera företag till BL Byråstöd använder du när du vill exportera samtliga klienter upplagda under Arkiv – Val av företag.
  4. Verifiera att du vill fortsätta med exporten genom att klicka på Ja.
  5. Välj var du vill spara export-filen på din dator. Klicka sedan på OK.
  6. Logga sedan in i BL Byråstöd och klicka på kugghjulet längst uppe till höger för att komma till Byråinställningar.
  7. Klicka på fliken Importera. Välj filen som du sparat från BL Administration genom att klicka på Välj fil och leta upp den i utforskaren. Om du önskar få med uppdragsmallar bockar du i rutan Lägg till valda tjänster vid import enligt fliken Uppdragsmallar. Ange ett startdatum för tjänsterna. Startdatum ska vara i den period som tjänsten utförs i. T.e.x: har du valt tjänsten månadsmoms och du börjar göra momsen för oktober så ska startdatumet vara någon gång i oktober för att aktiviteten ska börja visas inför den 12:e december.  Du kan även välja att sätta klientansvarig. Klicka sedan på Importera.

 Läs mer om hur du skapar uppdragsmallar här

Import från BL Klient

I BL Klient finns det från och med version 2016.1.102 en funktion för att exportera din klientlista till en textfil som är anpassad för import till BL Byråstöd.

Här kommer en guide hur du utför exporten och sedan importerar till BL Byråstöd:

  1. Starta BL Klient
  2. Gå till Arkiv – Export – Export av basuppgifter till BL Byråstöd
  3. Notera sökvägen som exportfilen sparas till
  4. Logga sedan in i BL Byråstöd och klicka på kugghjulet längst uppe till höger för att komma till Byråinställningar.
  5. Klicka på fliken Importera. Välj filen som du sparat från BL Administration genom att klicka på Välj fil och leta upp den i utforskaren. Om du önskar få med uppdragsmallar bockar du i rutan Lägg till valda tjänster vid import enligt fliken Uppdragsmallar . Du kan även välja att sätta klientansvarig. Klicka sedan på Importera.

 Läs mer om hur du skapar uppdragsmallar här

 

Import från Excel

Se en film:

Har du dina klienter sparade i en excelfil kan du skapa en import utifrån den.
Excelfilen bör innehålla minst Företagsnamn, organisationsnummer och räkenskapsår, men för att importen ska fungera behöver du ha följande kolumner i exakt ordning enligt nedan:

A. Klientnamn
B. Person-/organisationsnr.
C. Behörig firmatecknare
D. Kontaktperson hos kund
E. Mail till kontaktperson
F. Gatuadress
G. Postnummer
H. Postort
I. Land
J. Telefonnummer
K. Kundnummer
L. Räkenskapsår (i formatet YYYYMMDD-YYYYMMDD)

Här är ett exempel hur det ska se ut:

När alla kolumner är skapade och du har lagt in den klientinformation du har i respektive kolumn behöver du spara filen som en txt-fil.

OBS! Du måste ta bort rubrikraden i Excelfilen innan du sparar om filen.

För att spara om filen till rätt txt-format går du i excel till

  1. Arkiv
  2. Spara som – Här ska du välja att spara i formatet: CSV (kommaavgränsad) (*.csv)
  3. Spara filen på lämpligt ställe, t. ex på skrivbordet.
  4. Stäng filen och öppna Anteckningar.
  5. Gå till Öppna

Välj att visa Alla filer (annars ser du bara txt-filer och denna fil är ännu bara en CSV)
Nu ser du en semikolonseparerad text med basuppgifter på dina klienter

  1. Gå till Arkiv
  2. Spara som
  3. Välj kodning UTF-8
  4. Ändra filnamnet så att inte CSV finns sist i filnamnet
  5. Spara

Nu är filen redo att importeras i byråstödet!

Import från övriga program

Det finns möjlighet att ta ut data från andra programleverantörer och från andra filtyper än Excel. För hjälp med det ber vi er kontakta vår support.

Import av uppdragsmallar

Genom att välja olika mallar före import kan du även få med uppdrag på dina klienter. Det går givetvis att lägga till detta i efterhand på varje enskild klient.
Läs mer om uppdragsmallar här

För att dina valda standardmallar för uppdrag ska komma med vid import gör du så här:

  1. Klicka på fliken importera för att komma igång med importen.
  2. Klicka på Välj fil och leta upp din importfil
  3. Bocka i rutan: Lägg  till valda tjänster vid importen enligt fliken Uppdragsmallar
  4. Klicka på importera.
    Om du behöver justera något kan du göra om importen. Du kan då bocka i översta rutan: skriv över existerande företag. Observera att importen inte kan skriva över företag som inte innehåller organisationsnummer/personnummer. Dessa får man i så fall ta bort manuellt.

 

Övrig information om importfunktionen

Importfilen kan innehålla flera grunduppgifter men de viktigaste är:

  • Företagsnamn
  • Organisationsnummer/personnummer
  • Räkenskapsår

Detta eftersom det styr bland annat hur regler för inlämingsdatum ska sättas.

Läs mer om regler för deadline här