Anpassade uppdragsmallar för din byrå

I BL Byråstöd har vi byggt ett antal byråmallar. Här finns 57 stycken tjänster grupperade på ett antal uppdrag.
I första versionen av byråstöd kan du inte spara ner några egna varianter av byråmallar. Du kan dock anpassa befintliga mallar så de bättre passar just din byrå. Mallarna kan du sedan ta med vid import eller från klientkortet.

Se en film:

Så här fungerar det:

Klicka på den tjänst i listan som du vill ändra. Den hamnar då längst upp i redigeringsfälten. Ändra här till de inställningar som passar er byrå bäst.

Visa dagar

Här anges det antal kalenderdagar före deadline som tjänsten ska visas i aktivitetslistan. Tjänsten visas då som en blå rund fylld cirkel. Betydelsen är då att den kan påbörjas.

Påminn dagar

Här ställer du in hur många kalenderdagar före deadline som du vill att din aktivitet ska bli gul. Detta symboliserar att det börjar närma sig deadline.

Varna dagar

Hur många kalenderdagar innan deadline vill du att din aktivitet ska bli röd? Det anger du här. Ett tips kan vara att du inte har allt för många dagar angivna här för då kan det bli för mycket rött i aktivitetslistan och då finns risken att man slutar respektera den röda färgen.

Periodicitet

Periodicitet talar om hur ofta en tjänst ska utföras. De intervall som finns att välja på är:

  • Kalenderår
  • Räkenskapsår
  • Halvår
  • Kvartal
  • Månad
  • Vecka
  • Vid behov

Vald periodicitet styr vilka regler du sedan kan välja på tjänsten.
Vid behov: Då skapas inga aktiviteter förrän du aktivt går in och tidsbestämmer en aktivitet.
Har du t ex mest klienter med kvartalsmoms på din byrå, då kan du ändra i mallen till det. Då behöver du bara ändra på de klienter som har något annat.

Regel för deadline

Med hjälp av uppgifter om Företagsform och de förutsättningar som är angivna under fliken för räkenskapsår på klientnivå, kan byråstödet sätta ”rätt” deadline på respektive klients tjänst förutsatt att du valt en bra regel. När det gäller bokföringen utgår vi exempelvis från deadlinen att du ska vara klar med bokföringen när momsen ska vara klar. För att läsa mer om de olika reglerna kan du läsa mer här.

Utförande handläggare

Vi har i ursprungsmallen lagt inloggad medarbetare som förvald på alla tjänster. Men här kan byrån ändra till specifik handläggare eller Klientansvarig. För att kunna välja specifik handläggare så måste den ha loggat in EN gång först för att finnas i Byråstödet.

Status

Vi har ett visst antal status att välja på. Vi har redan förvalt ett antal lämpliga status på varje tjänst. Om du ska börja ändra här. Tänk på att inte alla status ger grön bock. Du bör alltid avsluta med en sådan status för att grön då tjänsten är klar. De status som ger grön bock är följande:

  • Klar
  • Moms att återfå
  • Betald
  • Skickad till klient
  • Beställd
  • Klient lämnar in
  • Lämnad till klient
  • Inlämnad
  • Filöverförd, klar
  • Ej aktuell
  • Godkänd av Bolagsverket,

Importera

Markering i kolumnen importera på en tjänst kan ha två innebörder:

  1. I samband med import av klienter kan du lägga upp tjänster på de klienter du importerar.
  2. Du kan enkelt importera de tjänster som är markerade för import när du är på klientkortet. De importeras då med de inställningar som finns i uppdragsmallen. Du kan sedan ändra dem på klientkortet.

Tips! Gör ett antal importer med ”rätt valda klienter” i filen så kan du få många uppdrag upplagda. 
T ex importera de klienter du gör momsdeklaration på. Välj då att lägga upp tjänsten för momsdeklaration. Gå sedan in på de klienter som har annorlunda periodicitet på ändra periodicitet. Har nästan alla dina klienter momsdeklaration så kan du importera hela klientlistan och gå sedan in på de klienter som inte har momsdeklaration och ta bort hela tjänsten. När momsen är klar så kan du importera en lista med de du gör inkomstdeklaration på. Innan importen har du då ändrat i mallen så endast tjänsten Upprätta inkomstdeklaration har bocken för att importeras.